Procedimento disciplinare nel rapporto di lavoro

Scopriamo insieme in cosa consiste il procedimento disciplinare: funzionamento, fasi, diritti e dovere delle parti coinvolte.

La procedura disciplinare è uno strumento fondamentale per regolare i rapporti tra datore di lavoro e lavoratore in uno dei momenti più critici del rapporto di lavoro, ossia la (presunta o meno che sia) commissione di comportamenti non conformi agli obblighi contrattuali da parte del lavoratore.

Procedimento disciplinare – I principi fondamentali

La procedura disciplinare è il processo attraverso il quale il datore di lavoro può contestare al lavoratore comportamenti ritenuti non conformi ai doveri previsti dal contratto di lavoro, da regolamento interno e/o dal Codice Etico ed infine dal CCNL di volta in volta applicato. Questa procedura è essenziale per garantire un equilibrio tra il potere organizzativo del datore di lavoro e i diritti di difesa del lavoratore.

Infatti, se da una parte è pur vero che il datore di lavoro ha il pieno diritto di contestare al lavoratore un inadempimento contrattuale, dall’altra è imprescindibile che il lavoratore abbia sempre diritto di fornire le proprie giustificazioni e soprattutto ad essere sottoposto ad una procedura disciplinare corretta e rispettosa della legge.

Infatti, affinché la procedura disciplinare sia legittima, occorre che sia sempre svolta all’interno dei seguenti limiti e principi:

• Principio di tempestività: La contestazione disciplinare deve avvenire tempestivamente rispetto al momento in cui il datore di lavoro viene a conoscenza del fatto contestato. Il datore non può attendere settimane o mesi prima di contestare il fatto, ciò per garantire al lavoratore di poter essere specifico e tempestivo nel fornire le proprie giustificazioni.

*  Attenzione: ai fini del criterio della tempestività si deve prendere quale riferimento il momento in cui il datore di lavoro è venuto a conoscenza del fatto, che può anche non coincidere con il momento in cui il fatto è accaduto. In ogni caso, il datore di lavoro dovrà fornire prova della conoscenza del fatto avvenuta in un momento successivo alla commissione dello stesso.

• Principio di specificità: La contestazione deve descrivere in modo chiaro e dettagliato i fatti contestati, in modo da permettere al lavoratore di comprendere appieno le accuse e soprattutto di potersi difendere adeguatamente. Una contestazione generica e vaga può ledere il principio di difesa del lavoratore che non verrebbe posto nelle condizioni di giustificarsi in maniera sufficientemente precisa. La specificità della contestazione deve essere rispettata anche sotto il profilo spazio-temporale; il fatto contestato deve essere collocato in una precisa cornice spaziale e temporale.

*  Una contestazione che riporti genericamente: ‘[…] in data 01.07.2025 Lei teneva un comportamento in aperta violazione delle norme di legge e del CCNL, dunque siamo costretti a contestarle formalmente l’insubordinazione da Lei commessa […]’ certamente è carente sotto il profilo della specificità.

*  Potrebbe considerarsi mancante del requisito della specificità anche una contestazione che si limiti a riferire: ‘[…] in data 13.01.2025 Lei non eseguiva correttamente le proprie mansioni arrecando così un grave danno all’azienda […]’. In assenza di ulteriori specificazioni per il lavoratore sarebbe impossibile fornire adeguate giustificazioni, non avendo alcun fatto concreto cui poter fare riferimento.

• Diritto di difesa: Al lavoratore deve essere garantita la possibilità di difendersi, sia per iscritto sia attraverso un'audizione personale, prima che venga irrogata una sanzione.

*  Il lavoratore, in questa fase, può farsi assistere da un sindacato o da un legale di fiducia.

Usualmente i CCNL normano in maniera specifica il procedimento disciplinare, potendo modificarne (ovviamente solo in melius) alcuni aspetti. Inoltre, in genere, i CCNL provvedono ad identificare e tipizzare i comportamenti che costituiscono un inadempimento da parte del lavoratore, che le sanzioni applicabili alle violazioni. In relazione all’elencazione dei comportamenti in violazione dei doveri contrattuali, bisogna osservare come non sia tassativa. Infatti, il datore di lavoro può contestare al lavoratore un comportamento non tipizzato dal CCNL applicato, ma in ogni caso meritevole di essere oggetto di un procedimento disciplinare. La valutazione deve essere effettuata caso per caso.

Il funzionamento e le fasi della procedura disciplinare

• Contestazione scritta dell’addebito: La procedura inizia con l’invio al lavoratore di una lettera di contestazione, in cui sono riportati i fatti specifici oggetto della contestazione. Tale lettera deve essere chiara e dettagliata.

*  La contestazione deve avere sempre forma scritta, non può essere mossa oralmente dal datore di lavoro. Può essere inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o consegnata a mani con la richiesta di firma per ricevuta. Occorre che il datore di lavoro possa provare la data di ricezione della contestazione da parte del lavoratore.

*  Attenzione: rifiutarsi di sottoscrivere la lettera per ricevuta non porta molto lontano. Infatti, il datore di lavoro provvederà ad inviare la contestazione al lavoratore a mezzo raccomandata, che qualora non dovesse essere ritirata in posta, alla restituzione al mittente verrà considerata come ricevuta.

*  Se il lavoratore possiede una PEC il datore di lavoro potrebbe essere legittimato ad inviare la lettera di contestazione alla casella di posta elettronica certificata del lavoratore e l’invio si considererà perfezionato con il ricevimento da parte del mittente delle ricevute di accettazione e consegna fornite dal sistema. Non rileverà in alcun modo che il lavoratore non abbia aperto/visto il messaggio contenuto nella PEC.

*  La lettera di contestazione inviata tramite e-mail o messaggio whatsapp potrebbe avere piena validità se si dimostra la corretta ricezione da parte del lavoratore. Il tema è ancora controverso e, in ogni caso, per evitare contestazioni è opportuno inviare la contestazione anche in uno dei modi già elencati.

*  Una lettera di contestazione dovrebbe contenere anche il riferimento al comportamento tipico individuato dal CCNL e che costituisce un inadempimento contrattuale.

*  In casi estremi, il datore di lavoro con la lettera di contestazione disciplinare può applicare la sospensione cautelare con mantenimento del diritto alla retribuzione del lavoratore, che rimarrà in essere fino alla conclusione del procedimento disciplinare (irrogazione della sanzione).   

• Termine per le difese: Una volta ricevuta la contestazione, il lavoratore ha un termine minimo di 5 giorni per presentare le proprie giustificazioni. Questo termine può essere utilizzato per fornire una risposta scritta o per richiedere un’audizione orale. L’audizione orale deve essere richiesta entro i 5 giorni del termine per le difese e meglio se in forma scritta, così da avere una prova della richiesta effettuata nei termini di legge. L’audizione, poi, può anche essere fissata oltre il termine di 5 giorni.

  Il termine a difesa decorre dal giorno in cui il lavoratore riceve la lettera di contestazione (necessaria la prova della ricezione) e i 5 giorni sono di calendario; dunque, contano anche i sabati e le domeniche, oltre che i giorni festivi.

*Alcuni CCNL possono modificare il termine di difesa, ma solo prevedendone uno maggiore. Nessun CCNL può prevedere norme che peggiorino la situazione del lavoratore rispetto alla normativa generale. Ad es. il CCNL Trasporto Merci, Spedizioni e logistica prevede un termine a difesa di 10 giorni.

• Irrogazione della sanzione: Se il datore di lavoro ritiene le difese insufficienti, può procedere con l’irrogazione di una sanzione disciplinare, che deve essere proporzionata alla gravità del comportamento contestato. Le sanzioni, di norma, vengono indicate con precisione dai CCNL, che ne stabiliscono anche i casi di applicazione con la finalità di garantire proprio il principio di proporzionalità della sanzione alla contestazione mossa, tenuto conto delle giustificazioni del lavoratore.

  
  

  Le sanzioni tipiche sono:

·       Richiamo verbale;

·       Richiamo scritto;

·       Multa fino a 4/6 ore (= trattenuta sulla prima busta paga utile);

·       Sospensione dal lavoro con o senza diritto alla retribuzione;

·       Licenziamento per giusta causa.

*La lettera di irrogazione della sanzione deve sempre contenere il riferimento alla contestazione disciplinare mossa e non può in alcun modo modificarla in virtù del principio della cristallizzazione del fatto contestato. La lettera di irrogazione della sanzione dovrebbe anche fare riferimento alle giustificazioni del lavoratore e fornire delle motivazioni minime relativamente alla decisione di applicazione della sanzione.

*Anche la lettera di irrogazione della sanzione deve avere forma scritta e occorre poter provare la ricezione da parte del lavoratore, cui rimane garantito il diritto di impugnazione della sanzione disciplinare.

* Ai fini dell’irrogazione della sanzione disciplinare viene in rilievo anche la recidiva, ossia la commissione di plurime violazione contrattuali e della medesima tipologia. Affinché la recidiva possa venire in rilievo in tal senso, occorre che la contestazione disciplinare sia sempre seguita dall’irrogazione di una sanzione.

Conclusione

Il procedimento disciplinare è una fase delicata e fondamentale del rapporto di lavoro, che coinvolge diritti, doveri e responsabilità. Affrontarlo con 

 è indispensabile, sia per il datore che per il lavoratore.

Lato datore di lavoro è sempre opportuno rispettare scrupolosamente tutte le fasi del procedimento disciplinare in modo da evitare possibili contenziosi, mentre lato lavoratore è sempre necessario fornire adeguate giustificazioni e verificare che l’intera procedura abbia rispetto i requisiti di legge sia dal punto di vista sostanziale che formale.